KVKK Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ 1. Veri sorumlusunun kimliği 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında; trial başvurusu, üyelik, abonelik, destek, güvenlik ve platform yönetimi süreçlerinde veri sorumlusu: Unvan/Ad: cubbfy Adres: Ankara / Türkiye E-posta: support@cubbfy.com Telefon: +90 552 298 18 26 İnternet sitesi: https://cubbfy.com Platforma üye firmaların kendi müşterileri, tedarikçileri, çalışanları ve ticari ilişkileri hakkında platforma girdiği veriler bakımından ilgili firma kural olarak veri sorumlusu; platform işletmecisi ise sözleşme ve firma talimatları çerçevesinde veri işleyen sıfatıyla hareket eder. İlgili firmanın kendi veri işleme faaliyetlerine ilişkin aydınlatma yükümlülüğü firmaya aittir. 2. İşlenen kişisel veri kategorileri İlgili sürece göre aşağıdaki veriler işlenebilir: • Kimlik ve kuruluş bilgileri: ad, soyad, kullanıcı adı, firma unvanı, görev/rol, VKN veya gerekli olduğunda TCKN, vergi dairesi ve yetkili kişi bilgileri. • İletişim bilgileri: e-posta, telefon, iş telefonu, WhatsApp numarası, adres ve destek yazışmaları. • Hesap ve üyelik bilgileri: kullanıcı hesabı, rol, departman, yetki, firma üyeliği, abonelik, paket, trial ve lisans bilgileri. • İşlem ve güvenlik bilgileri: IP adresi, kullanıcı aracısı/tarayıcı bilgisi, oturum, başarılı ve başarısız girişler, işlem ve denetim kayıtları, tarih-saat, güvenlik olayları ve parola sıfırlama kayıtları. Parolalar açık biçimde saklanmaz. • Finans ve sözleşme bilgileri: abonelik, fatura, tahsilat durumu, sözleşme ve işlem referansları. Kart bilgileri platform tarafından saklanmaz; ödeme özelliği etkinleştirildiğinde kart verileri yetkili ödeme kuruluşunun güvenli ortamında işlenir. • Destek ve talep bilgileri: destek konusu, mesajlar, ekler, hata ve teknik inceleme kayıtları. • Firma tarafından platforma yüklenen içerikler: müşteri, tedarikçi, teklif, sipariş, fatura, ödeme, çek, ürün, belge, görsel ve diğer iş modülü kayıtlarında yer alan kişisel veriler. 3. İşleme amaçları Kişisel veriler; trial başvurusunu almak ve aynı kuruluşun mükerrer trial kullanımını önlemek, hesabı ve firma çalışma alanını oluşturmak, kimlik doğrulamak, rol ve yetkileri uygulamak, abonelik ve lisans süreçlerini yürütmek, hizmeti sunmak, destek taleplerini sonuçlandırmak, işlem güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve yetkisiz erişimi önlemek, denetim izi oluşturmak, faturalandırma ve muhasebe yükümlülüklerini yerine getirmek, hukuki talepleri yönetmek, hizmet sürekliliği ile yedekleme süreçlerini yürütmek amaçlarıyla sınırlı ve ölçülü biçimde işlenir. 4. Hukuki sebepler Veriler, KVKK’nın 5’inci maddesinde yer alan; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati işleme şartlarına dayanılarak işlenir. Kanunen açık rıza gereken ayrı ve isteğe bağlı bir faaliyet devreye alınırsa, bu faaliyet için aydınlatmadan ayrı bir açık rıza süreci işletilir. Aydınlatma metninin sunulması açık rıza talebi değildir. 5. Toplama yöntemi Veriler; web formları, trial ve üyelik ekranları, kullanıcı/firma yöneticisi girişleri, dosya yüklemeleri, destek kanalları, entegrasyonlar, ödeme ve e-belge sağlayıcılarından dönen işlem sonuçları ile sistem tarafından oluşturulan oturum, güvenlik ve denetim kayıtları üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yollarla; gerektiğinde sözleşme ve destek süreçlerinde veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilir. 6. Aktarım ve alıcı grupları Veriler, amaçla sınırlı ve gerekli güvenlik önlemleri alınarak; kullanıcının bağlı olduğu firmanın yetkili kullanıcılarına, barındırma/yedekleme altyapısı, e-posta veya bildirim, ödeme, e-belge ve firma tarafından etkinleştirilen entegrasyon hizmeti sağlayıcılarına, hukuk ve mali müşavirlere, denetçilere ve kanunen yetkili kamu kurumları ile adli mercilere aktarılabilir. Firma verileri başka bir firmaya açılmaz. Yurt dışına veri aktarımı doğuran bir hizmet etkinleştirilirse aktarım, KVKK’nın 9’uncu maddesindeki uygun aktarım mekanizmalarından biri sağlanarak ve ilgili kişilere gerekli bilgilendirme yapılarak gerçekleştirilir. Platformun herkese açık sayfalarında kullanılan dış kaynaklı statik içerik servisleri teknik bağlantı verisi ve IP adresi alabilir; canlı ortamda kullanılan sağlayıcılar ve aktarım mekanizması ayrıca gözden geçirilmelidir. 7. Saklama ve imha Veriler, işleme amacı ve ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca saklanır. Süre sona erdiğinde ve başka bir hukuki sebep bulunmadığında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Firma verilerinin abonelik sonundaki dışa aktarımı, saklama süresi ve silinmesi sözleşme, platform politikaları ve kanuni yükümlülükler uyarınca yürütülür. Güvenlik ve işlem kayıtları, uyuşmazlık ve denetim ihtiyaçlarıyla sınırlı süre tutulabilir. 8. İlgili kişinin hakları KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme/yok etme isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgiler ve talebinizi açıklayan metinle support@cubbfy.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular, mevzuatta öngörülen süre ve usule göre yanıtlanır. Başvuru başka bir üye firmanın veri sorumluluğundaki iş kaydıyla ilgiliyse talep ilgili firmaya yönlendirilebilir.